Desde Office 365 podremos crear un sitio público en el que poder publicar información acerca de nuestra empresa aprovechando la infraestructura de Office 365. Por defecto los sitios públicos de SharePoint Online disponen de un aspecto y funcionalidades especiales ya que están pensados para crear sitios públicos con capacidad reducida pero al mismo tiempo muy sencilla.

El problema lo encontramos cuando queremos crear páginas un poco más complejas como puedan ser páginas de publicación (o publishing) y páginas Wiki empresaria, las cuales nos permiten crear interfaces web un poco más avanzadas.

Para empezar sobre el sitio raíz de una colección pública de SharePoint Online no podremos activar las características de publicación (aunque sí podremos hacerlo en los subsitios), de modo que sobre el sitio raíz no podremos crear páginas layouts ni podremos utilizar las funcionalidades de configuración de las características de publicación (Navegación, diseño de páginas, página de bienvenida,…).

En cuanto a las wikis empresariales, podremos crear sobre el sitio raíz una biblioteca de tipo wiki en la que introducir nuestro contenido de una forma un poco más avanzada. Pero nos encontraremos con que no podremos cambiar la página por defecto de nuestro sitio raíz para que redireccione a la página Wiki.

Una solución para la personalización de sitios públicos consiste en utilizar en el sitio raíz páginas wiki y cambiar mediante una feature de SharePoint la página por defecto a una de nuestra página wiki.

Para establecer la página por defecto:

• Crearemos desde Visual Studio un proyecto de tipo “Proyecto de SharePoint vacío”.
• Indicaremos que genere una solución de tipo “Sandbox”.
• A continuación agregaremos una feature manualmente seleccionando el icono de “Features” > botón derecho > Agregar Feature
• Sobre la feature creada > botón derecho > Agregar Event Receiver
• Sobre la clase receptora de eventos generada descomentaremos el método FeatureActivated y agregaremos el siguiente código:

  public override void FeatureActivated(SPFeatureReceiverProperties properties)
  {
      SPFolder rootFolder = ((SPSite)properties.Feature.Parent).RootWeb.RootFolder;
      rootFolder.WelcomePage = "SitePages/default.aspx";
      rootFolder.Update();
  }

• Una vez generada empaquetaremos el proyecto seleccionando la opción “Empaquetar”, esto nos creará un fichero de tipo WSP en la carpeta bin de nuestro proyecto.
• Desde nuestro sitio en SharePoint Online entraremos en la configuración del sitio y agregaremos nuestro ficheros WSP desde la “Galería de soluciones”. Una vez subida activaremos la solución.

En este caso mi feature estaba configurada a nivel de Colección de sitios,si la quisiéramos utilizar en cada uno de nuestros subsitios tendríamos que cambiar la parte donde hacemos un cast del “Parent” por un “SPWeb”,quedando del siguiente modo:

public override void FeatureActivated(SPFeatureReceiverProperties properties)
{
    SPFolder rootFolder = ((SPWeb)properties.Feature.Parent).RootFolder;
    rootFolder.WelcomePage = "SitePages/default.aspx";
    rootFolder.Update();
}

Os dejo el material y vídeo del WebCast “Beneficios de vender con Microsoft Online Services” en el que se vio qué servicios SaaS de Microsoft Online Services podemos ofrecer en especial Office365 y Windows Intune.

Desde la presentación tendréis acceso a enlaces para empezar a utilizar estos servicios y cómo venderlos a nuestros clientes.

Descargar Vídeo y presentación

Desde SharePoint Online podemos colaborar con usuarios externos a Office365 sin consumo de licencias, se podría asemejar al concepto de Extranet. Mediante esta funcionalidad el administrador de la colección puede enviar invitaciones al site a usuarios externos pudiendo incluirse éstos incluso en los grupos de visitantes o miembros. A estos usuarios les llegará un mail indicando que han sido invitados al site junto con la url de acceso. Para poder acceder los usuarios externos deben disponer de un mail registrado como cuenta en Windows Live ID o en Microsoft Online Service.

De momento existe un máximo de 50 usuarios externos aunque puede que en siguientes versiones podamos ampliar el número de usuarios externos comprándolos por paquetes.

Para utilizar esta funcionalidad hay que habilitar la feature a nivel de colección de sitios “External users invitations”. Para enviar una invitación a un usuario, desde el botón de “Acciones del sitio” aparecerá la opción “Share Site”, al seleccionarla aparecerá una pantalla desde la que introduciremos todos los mails que queremos invitar a nuestra colección. Los usuarios recibirán un mail como se muestra en la imagen, de forma que cuando pulsen en “Aceptar la invitación” navegarán a la url del site desde el que se les ha invitado.

Mail de invitación de los usuarios externos:

Pantalla de logon para usuarios externos en Office365:

Ya hemos adquirido Office365 y tenemos que subir a SharePoint Online los documentos que ya tenemos en nuestra empresa o bien queremos mostrar desde nuestras aplicaciones datos almacenados en SharePoint Online, pero ¿Cómo lo hacemos?.

Entre las opciones de integración con SharePoint Online disponibles podemos utilizar las siguientes:

• Sin desarrollo
  • Mediante WebDav
  • Microsoft SharePoint Workspace 2010
  • SharePoint Designer 2010
• Con desarrollo
  • Mediante el modelo de objetos cliente
  • A través de los servicios web y REST de SharePoint Online

WebDav

Nos permite explorar las bibliotecas de SharePoint desde la ventana de explorador de Windows, pudiendo subir o descargar documentos como si fuera una carpeta de red.

Microsoft SharePoint WorkSpace 2010

Consiste en una aplicación cliente que podemos adquirir con Microsoft Office Professional Plus 2010, mediante WorkSpace podemos trabajar con sitios de SharePoint de forma conectada y en modo Offline, encargándose WorkSpace de toda la gestión de concurrencia de modificaciones. Además WorkSpace está pensado para optimizar la subida de documentos y nos notifica ante nuevas modificaciones y conflictos encontrados.

SharePoint Designer 2010

Es una herramienta cliente que nos permite personalizar SharePoint sin necesidad de escribir código. También podremos subir y descargar documentos desde sus opciones de navegación:

Modelo de objetos cliente

Consiste en un API que permite interactuar con elementos de SharePoint desde aplicaciones que se ejecutan fuera del servidor, en concreto: Silverlight, ECMASCRIPT y aplicaciones de escritorio. La ventaja de utilizar el MO cliente es que el código necesario es parecido al utilizado en código del servidor.

El MO cliente es la interfaz recomendada a la hora de realizar desarrollo externos a SharePoint. Cuando estemos realizando una aplicación Silverlight o ECMASCRIPT que no esté alojada en Office365 tendremos que validarnos primero contra Office365 y utilizar los token de seguridad asignados en las llamadas del MO cliente (excepto si utilizamos la federación de identidades). Esto se debe a que Office365 utiliza autenticación basada en claims consumiendo su propio servicio de autenticación.

Para autenticarnos en Office 365 aconsejo utilizar el ejemplo de Wictor Wilén, How to do active authentication to Office 365 and SharePoint Online, en el que podréis encontrar una implementación de un Helper para obtener un CookieContainer con el token de seguridad para luego utilizarlo en las llamadas del MO cliente.

Desde el post “Autenticación remota en SharePoint Online mediante la autenticación basada en notificaciones” describe cómo utilizar la clase ClaimClientContext con SharePoint Online, pero en este caso el usuario tendrá que especificar las credenciales manualmente.

Servicios web y REST de SharePoint Online

SharePoint Online dispone de una serie de servicios web WCF y REST con los que podremos comunicarnos. En este caso para autenticarnos utilizaremos el sistema mencionado en el punto anterior. Para poder manejar fácilmente la propiedad CookieContaniener utilizaremos la opción de compatibilidad al crear la clase Proxy desde Visual Studio.

BPOS (Business Productivity Online Suite) es la plataforma de Microsoft de servicios de productividad en la nube previa a Office 365. Con la aparición de Office 365 en Junio de 2011 los usuarios de BPOS pueden programar la  fecha de transición de sus servicios y datos desde BPOS a Office 365. Esta transición es gratuita y para todos las suscripciones de BPOS. Microsoft se encargará de todas las actualizaciones de infraestructura de servidores y de migración de datos, garantizando que la transición sea un proceso sencillo para los clientes.

El motivo de realizar esta transición es que BPOS está construido sobre servidores dedicados adaptados a los requisitos en la nube, mientras que la nueva arquitectura de Office 365 está diseñada para soportar servicios facilitando su gestión y flexibilidad.

Al pasar a Office 365 las suscripciones de BPOS se transformarán en otras de Office 365:

Consulta los planes de Office 365 office365.microsoft.com/office365-plans.aspx.

Las transiciones programadas empezarán a partir de Septiembre de 2011 y se prevé que todos los clientes de BPOS hayan cambiado a Office365 como máximo antes de Septiembre de 2012. Microsoft irá informando de la transición a los clientes entre 60 y 90 días antes de su fecha programada. Aunque Microsoft le puede fijar una fecha, usted puede proponer otra fecha desde el portal de Administración de BPOS.

Una vez fijada la fecha de transición, unas semanas antes irá recibiendo mensajes recordatorios para que vaya preparándose para la transición. Los clientes tendrán que formarse por su cuenta en Office 365 y serán responsables de actualizar en sus equipos locales el software cliente necesario, consulte los requisitos en  http://onlinehelp.microsoft.com/office365-enterprises/es-es/ff652534.aspx.

El proceso de sincronización dura unas 48 horas y se realizará por la noche o durante un fin de semana. Durante el proceso sufrirá cortes en los servicios, podrá estar en contacto frecuente con el equipo de soporte a la transición que le ayudará y escuchará los posibles problemas que encuentre.

Durante el proceso de transición no podrá realizar cambios en los servicios y el administrador recibirá información acerca de las siguientes acciones después de la transición.

Después de la transición, el administrador tendrá que abrir una nueva sesión del portal de administración de BPOS, en ese momento se le redirigirá a la nueva Url de administración en Office 365. Las credenciales del administrador no cambiarán, al iniciar sesión en Office 365 tendrá que validar los datos de facturación y que se han migrado las suscripciones de BPOS a Office365.

Los usuarios finales accederán con su usuario y password de BPOS habitual, Outlook se reconfigurará automáticamente, pero tendrán que cambiar manualmente la url de OWA.

Más información en:

Centro de transición a Microsoft Office 365

Guía de transición para ayudarlo a planificarse y prepararse

Making the transition from BPOS to Office 365